Reactie KNB door de heer Geselschap

aan mij

Geachte appelcom

Ik ontving gisteren van de Nationale Ombudsman het bericht dat u een klacht heeft ingediend bij de Nationale Ombudsman over het handelen van de KNB. Ik betreur het dat u ontevreden bent over de dienstverlening van de KNB. De Nationale Ombudsman heeft mij gevraagd of de klacht die u over de KNB heeft, al conform de binnen de geldende klachtenprocedure binnen de KNB is behandeld. Ik heb moeten constateren dat dit niet het geval is. De klachtenbehandelaar, mevrouw Kleijn, heeft uw klacht opgevat als de mededeling dat u een klacht over een notaris wilde laten beoordelen en heeft u verwezen naar de daartoe bevoegde instantie. Nu ik uw e-mail van 20 april jongstleden onder ogen heb gekregen, moet ik constateren dat de interpretatie van mevrouw Kleijn gebaseerd is op een onjuiste lezing van die e-mail. U geeft duidelijk aan dat u zich niet kunt vinden in de wijze waarop uw klacht over notarissen door de KNB is behandeld en dat u zich niet kunt vinden in de uitkomst hiervan. Ik bied u mijn verontschuldigingen aan dat uw klacht over het handelen van (een medewerker van) de KNB niet op de juiste wijze in behandeling is genomen.

De KNB is de beroepsorganisatie van en voor notarissen en ondersteunt notarissen op allerlei wijzen bij het voeren van hun praktijk. De wetgever heeft de KNB geen toezichtstaken toegekend, zoals het doen van onderzoek bij en naar het handelen van notarissen. Ook heeft de KNB niet tot taak gekregen om een oordeel te vellen over het handelen van notarissen. Beide taken zijn belegd bij onafhankelijke instanties respectievelijk het Bureau Financieel Toezicht en de notariële tuchtrechter. Dit is naar onze mening ook logisch omdat het onwenselijk is dat er een situatie zou kunnen ontstaan waarbij ‘de slager zijn eigen vlees keurt’.

De KNB heeft in de loop der jaren echter geconstateerd dat klachten over notarissen in veel gevallen voortkwamen uit miscommunicatie tussen de cliënten en hun notaris. Vaak bleek het mogelijk te zijn om de onvrede van cliënten weg te nemen als de notaris een extra toelichting gaf op zijn of haar handelwijze. Naar de mening van de KNB is het in die gevallen onwenselijk dat een langere en een vaak voor beide partijen belastende procedure bij de tuchtrechter gevolgd moest worden. Dit moest makkelijker en laagdrempeliger kunnen. De KNB heeft daarom besloten om – op basis van vrijwilligheid – het gesprek tussen de cliënt en zijn notaris te faciliteren. Wij merken dat dit in het overgrote deel van de klachten leidt tot een oplossing van de door cliënten van notarissen ervaren problemen. Er bestaat geen enkele verplichting om gebruik te maken van deze dienstverlening en partijen kunnen er ook voor kiezen om direct hun geschil voor te leggen aan de tuchtrechter.

In uw situatie is dit resultaat helaas niet bereikt. U geeft aan dat u zich er niet in kan vinden dat de notaris met in uw ogen onacceptabel handelen weg komt. Zoals aangegeven heeft de KNB geen bevoegdheden om onderzoek te doen naar het handelen van de notaris of een oordeel te vellen over het handelen van notarissen. De KNB kan uitsluitend het gesprek tussen een cliënt en zijn notaris vlot proberen te trekken. Ik begrijp uiteraard dat u graag had gezien dat het probleem tussen en de betrokken notarissen zou zijn opgelost. Dat had de KNB ook graag gezien, maar helaas is het resultaat anders en zijn de mogelijkheden van de KNB om u aan een ander resultaat te helpen uitgeput. Wij kunnen u dan enkel nog verwijzen naar de daartoe bevoegde instanties zoals ook gebeurd is.

Voorts bent u ontevreden over de wijze waarop de behandeling van uw klacht over de betrokken notarissen door de KNB is opgepakt. Ik heb vastgesteld dat op zichzelf de juiste procedure is gevolgd bij het behandelen van klachten. U heeft expliciet aangegeven dat in een eerdere klacht over een notaris een iets andere procedure werd gevolgd. Dat is juist. Wij zijn echter constant bezig om onze eigen processen en onze dienstverlening te verbeteren. Wij hebben moeten constateren dat in de meeste gevallen dat een positief resultaat wordt bereikt het gesprek tussen de cliënt en zijn notaris direct na het eerste contact tot stand komt. Een tweede ronde van het uitwisselen van standpunten voegt daarbij niet of nauwelijks iets toe. Juist om te zorgen dat cliënten niet het gevoel krijgen dat ze ‘aan het lijntje worden gehouden’ hebben we daarom besloten de procedure te verkorten en nog maar één rond van uitwisseling van standpunten aan te bieden en partijen – als ze er dan niet samen uit gekomen zijn – daarna direct door te verwijzen naar de bevoegde instanties om een oordeel te geven over de betreffende klacht.

Hoewel dus de juiste procedure bij de behandeling van uw klacht over de betrokken notarissen gevolgd is, moet ik wel vaststellen dat de snelheid van de KNB bij de behandeling van uw klacht ernstig te wensen over heeft gelaten. Daarvoor bied ik u dan ook mijn verontschuldigingen aan. Dit geldt ook voor de motivatie die u is verstrekt voor de ontstane vertraging. Ziekte van een medewerker van de KNB kan en mag nooit de reden zijn dat onze dienstverlening in het gedrang komt. De KNB is momenteel bezig om al haar werkprocessen te verbeteren. Dit geldt ook voor het proces rond de behandeling van klachten van cliënten over hun notaris. Hierbij wordt expliciet gekeken naar het voorkomen van dit soort situaties. De KNB neemt uw ervaring zeer serieus en wil in de toekomst voorkomen dat dit opnieuw kan gebeuren.

Samenvattend moet ik constateren dat wij op een verkeerde wijze zijn omgegaan met uw klacht over de KNB en dat bij de behandeling van uw klacht over het handelen van een aantal notarissen niet voortvarend genoeg is gehandeld. Voor beide omstandigheden bied ik u nogmaals mijn verontschuldigingen aan. Zoals aangegeven is de KNB bezig om maatregelen te treffen dit soort fouten in de toekomst zo veel mogelijk te voorkomen. Elke klacht over ons handelen en onze communicatie nemen wij zeer serieus. Een klacht geeft ons altijd de mogelijkheid om onze werkwijze te verbeteren en aan te scherpen. Mocht u omtrent de afhandeling van uw klacht over het handelen van de KNB niet tevreden zijn dan kunt u onze wijze van afhandeling voorleggen aan de Nationale Ombudsman, zoals u reeds gedaan heeft. Ik zal volledigheidshalve een kopie van deze e-mail toesturen aan de Nationale Ombudsman.

Met vriendelijke groet,

Willem Geselschap

mr. W.J. Geselschap

Manager Praktijkzaken

Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie

Spui 184, 2511 BW ‘s-Gravenhage

Postbus 16020, 2500 BA ‘s-Gravenhage

t. 070 3307133

afwezig: vrijdagmiddag

Meer weten over het notariaat? www.knb.nl / www.notaris.nl

Lees Notariaat Magazine of meld u aan voor de Nieuwsbrief

Volg ons ook op TwitterLinkedIn of Facebook.

De informatie in dit e-mailbericht is uitsluitend bestemd voor de geadresseerde. Verstrekking aan en gebruik door anderen is niet toegestaan.

———- Forwarded message ———
Van: Marije van appeldoorn <marijevanappeldoorn@gmail.com>
Date: ma 20 apr. 2020 om 11:05
Subject: Re: 2020043/JK K3b
To: Klachten KNB <bemiddeling@knb.nl>

Geachte mevrouw, 

Bij uw vorige bemiddeling deed u er maanden over 13 x vragen om te bemiddelen. Ik moest toen dreigen met naar de pers te stappen. Ook volledig niet naar de feiten kijken en de heer Galman van Lubbers weg laten komen met niet betrokken terwijl er 6 aktes zijn overhandigd waarbij het kantoor en de heer Galman aanwezig was. ook mijn vader verteld dat de heer Galman zijn notaris was. Hoe kunnen ze hiermee wegkomen?

Klagen over de notarisbond doe je bij de notarisbond:

Absurd maar ik heb het gedaan bij uw instelling

Meerdere keren en onlangs ook nog! 

Ik kan me vergissen maar heb nog nooit een reactie gehad op mijn klacht. 

Zal het nog een laatste keer proberen, ik dien officieel een klacht in vanwege traineren van de zaak en de uitslag van de bemiddeling. 

Wel heel fijn dat u de zaak van de andere Notaris De heer Meuleman zo snel hebt aangepakt. Heel erg bedankt daarvoor. Maar ook hier staakt u de bemiddeling. Terwijl de notaris niet ingaat op de feiten. Hij komt aanzetten met een heel ander verhaal . 

Dus ook hierover klaag ik officieel. 

Hartelijke groeten,

Marije van Appeldoorn

Geachte mevrouw Van Appeldoorn,

Hierbij bevestig ik uw reactie op de e-mail van kandidaat-notaris mr. R.Ph. Meuleman.

U heeft deze e-mail in cc gestuurd naar info@knb.nl, echter zoals u in mijn e-mail van 27 en 30 maart 2020 heeft kunnen lezen is het e-mailadres met betrekking tot dit dossier bemiddeling@knb.nl.

Tevens heeft kandidaat-notaris mr. R.Ph. Meuleman  een afsluitende reactie gegeven aan u met in de cc de KNB.

De rol van de KNB is hiermee ten einde. Indien partijen er na 2x schrijven niet samen uit komen stopt de rol van de KNB. Ik ga dan ook over tot sluiting van het dossier.

U kunt eventueel nog een van de andere wegen bewandelen zoals aangegeven in mijn eerste e-mail aan u van 27 maart 2020.

Met vriendelijke groet,

Mw. J.M. Kleijn

Lees Notariaat Magazine of meld u aan voor de Nieuwsbrief

Volg ons ook op TwitterLinkedIn of Facebook.

De informatie in dit e-mailbericht is uitsluitend bestemd voor de geadresseerde. Verstrekking aan en gebruik door anderen is niet toegestaan.

Door de elektronische verzending van het bericht kunnen er geen rechten worden ontleend aan de informatie.

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.

%d bloggers liken dit: